Kế hoạch tổ chức tiệc buffet hội nghị hội thảo

I. Tiệc hội nghị hội thảo là gì? Các chủ đề tiệc hội thảo phổ biến

Dịch nghĩa tiếng Anh “hội thảo là seminor”. Hội nghị, hội thảo là sự kiện gặp mặt quan trọng đối với các cá nhân và tổ chức về một vấn đề, đề tài chung cần thảo luận. Vì vậy, ai cũng mong muốn sự kiện này được diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp. Một trong những yếu tố để tổ chức buổi tiệc hội nghị hội thảo thành công đó là bữa ăn dành cho khách mời, và hình thức tiệc buffet hội thảo là phương án tuyệt vời nhất. Với thực đơn tiệc hội nghị đa dạng các món ăn, bao quát được khẩu vị của nhiều người, bạn sẽ có được sự hài lòng của các quan khách tham gia sự kiện.

Tiệc hội thảo rất đa dạng về chủ đề, mỗi chủ đề hội thảo đều mang những ý nghĩa và tầm quan trọng nhất định. Các chủ đề tiệc hội thảo nổi bật và diễn ra thường xuyên như:

+ Hội thảo khoa học: bao gồm các vấn đề về năng lượng mặt trời, công nghệ 4.0, y tế,…

+ Hội thảo giáo dục: bao gồm các chủ đề về giáo dục như hội thảo du học, học ngoại ngữ tiếng Anh, nuôi dạy con…

+ Hội thảo quốc tế: bao gồm các chuyên đề về chính trị như tình hình biển đông, biến đổi khí hậu…

+ Hội thảo kinh tế: bao gồm các chuyên đề về tài chính, kinh doanh, marketing…

II. Vì sao bạn nên lựa chọn hình thức tiệc buffet cho hội nghị, hội thảo?

Xu hướng tiệc buffet rất phổ biến hiện nay và là phong cách thưởng thức ẩm thực được nhiều người yêu thích. Chúng ta có thể chọn rất nhiều dịp để tổ chức bữa ăn này và một trong số đó chính là hội nghị, hội thảo. Vậy lý do gì khiến bạn nên chọn tiệc buffet vào sự kiện này?

– Sự sang trọng và đẳng cấp của tiệc buffet:

Điều đầu tiên mà tiệc buffet mang lại cho bạn chính là sự sang trọng và đẳng cấp của nó. Chúng ta có rất nhiều món ăn, phong cách trong một bữa tiệc buffet để bạn lựa chọn. Tuy khác nhau về đặc tính nhưng đều mang sự sang trọng cao cấp nhờ vào từng món ăn, cách bày trí, không gian trang trí rất phong cách của mỗi bữa tiệc.

Điều này nghe qua chắc bạn cũng liên tưởng được đến quy mô của hội nghị, hội thảo cũng sẽ cần đến những điều cao cấp như vậy mới tương xứng, giúp bạn tự tin trước quan khách.

– Cùng lúc phục vụ nhiều người, nhiều khẩu vị khác nhau:

Buffet bản chất là sự quy tụ của hàng chục món ăn khác nhau với khẩu vị đa dạng, chính vì điều này mà nó có khả năng đáp ứng nhu cầu ăn uống của số lượng lớn thực khách. Trong hội nghị, hội thảo với sự tham gia của nhiều người, nhiều độ tuổi với gu ăn uống khác nhau, thì lựa chọn hình thức này là cực kỳ phù hợp với bạn. Hơn nữa buffet được thưởng thức tự do, tự phục vụ, vì vậy mà bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý và phục vụ hơn.

– Tiện nghi và dễ dàng:

Sự tiện nghi và dễ dàng trong hình thức buffet là điều không thể phủ nhận, tự phục vụ, thoải mái lựa chọn các món ăn theo khẩu vị của mình mà không cần tuân theo một quy tắc nào hay thứ tự nhất định nào. Đồng thời các dụng cụ, thiết bị buffet dành cho bữa tiệc này cũng sang chảnh và cao cấp không kém cạnh món ăn.

Trong khi việc tổ chức buổi hội thảo, hội nghị đã quá mệt đối với bạn thì hình thức ăn uống tiệc buffet sẽ là lựa chọn tối ưu nhất cho mọi thứ. Vừa đảm bảo sự nhàn nhã, vừa có được sự hài lòng của mọi người. Chỉ cần bạn lên một kế hoạch tổ chức tiệc cẩn thận và chu đáo.

III. Kế hoạch tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo

Để tiệc chiêu đãi hội nghị, hội thảo có được sự thành công trọn vẹn như mong đợi, bạn cần lên kế hoạch tổ chức chi tiết và cẩn thận cho buổi tiệc này. Cụ thể trong đó sẽ có các vấn đề như sau:

1. Xác định địa điểm tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo

Địa điểm tổ chức tiệc hội nghị rất quan trọng vì nó ảnh hưởng tới sự thuận tiện cho khách mời, cho việc bày trí món ăn, không gian trang trí, dọn dẹp,…Có nhiều địa điểm bạn có thể chọn để tổ chức tiệc buffet vào dịp hội thảo, ví dụ như:

– Tổ chức tại chính hội trường diễn ra hội nghị, hội thảo

Các không gian này thường có quy mô khá lớn, có thể setup được bàn tiệc buffet tại đây. Ưu điểm lớn của địa điểm này chính là các vị khách sẽ không phải di chuyển nhiều và thưởng thức buffet ngay tại nơi đó sau khi hội thảo kết thúc. Tuy nhiên bạn sẽ cần lưu ý tới tính chất không gian các căn phòng để có thể bố trí trang trí phù hợp. Ngoài ra nên tách phòng diễn ra hội thảo với phòng cho bữa tiệc riêng biệt để đảm bảo tính tiện dụng và dễ dàng setup.

– Tổ chức tại khu vực nhà văn hóa

Đây cũng là một trong những phương án bạn có thể suy nghĩ tới, nhà văn hóa thông thường cũng sẽ là nơi được mượn để tổ chức đám cưới, lễ hội và các bữa tiệc như thế này. Nơi đây sẽ có đầy đủ điều kiện về ánh sáng, nước sinh hoạt, bàn ghế để bạn có thể setup tiệc buffet.

– Tổ chức tại các nhà hàng

Có thể nói nhà hàng buffet là nơi được lựa chọn khá nhiều khi muốn làm bữa tiệc hội thảo, hội nghị. Nó hội tụ đủ tất cả những ưu điểm về một không gian sang trong, món ăn ngon miệng, đa dạng hấp dẫn, dịch vụ phục vụ chu đáo và nhiệt tình, sẽ góp phần giúp buổi hội thảo của bạn thành công tốt đẹp. Lựa chọn nhà hàng bình dân giá rẻ hoặc các nhà hàng cao cấp 5 sao là tùy vào mức kinh phí hiện có của bạn.

Nếu như là các nhà hàng buffet giá rẻ, một số gợi ý cho bạn là:

+ Buffet TBQ là nơi nổi tiếng với những món ăn đậm chất Hàn Quốc, từ thịt tới cá món hải sản, sẽ giúp bạn thỏa thích lựa chọn và thưởng thức ẩm thực xứ Kim chi. Giá vé tại đây sẽ từ 298.000đ – 428.000đ/người, có địa chỉ tại số 3 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội

+ Bay buffet tại địa chỉ số 167 Hoàng Ngân, Cầu Giấy, Hà Nội bạn sẽ được thưởng thức không chỉ là các món ăn vô cùng ngon miệng và độc đáo, mà còn là không gian vô cùng hoàn tráng, đậm chất quý tộc. Với mức giá vé khoảng 369.000đ/người

+ Kichi Kichi – buffet lẩu băng chuyền Hàn Quốc: Với giá vé trưa là 219k/người và tối là 239k/người, cơ sở rộng khắp Hà Nội nên rất thuận tiện để bạn di chuyển và lựa chọn. Tại đây bạn sẽ được thưởng thức menu hàng chục món từ hải sản, gà, bò, các loại rau, viên,…

+ Pachi Pachi: Địa chỉ tại 52 Mạc Đĩnh Chi, đường Đa Kao, Quận 1, TPHCM, chuyên về các món buffet nướng ngon tuyệt. Với thực đơn nướng được tẩm ướp theo phong cách Nhật Bản với hương vị hấp dẫn và dễ ăn, nên bạn sẽ nhanh chóng bị đốn gục

+ Yoyo: Bạn sẽ khá bất ngờ với mức giá vé buffet 95k/người của nhà hàng này. Là địa chỉ nổi tiếng với buffet các loại xiên từ thịt, hải sản như tôm, nghêu, bạch tuộc, mực,…tha hồ để bạn lựa chọn

Còn nếu bạn lựa chọn các nhà hàng đẳng cấp 5 sao thì có thể chọn:

+ New World Saigon Hotel 5 sao sở hữu menu với những món ăn giàu dinh dưỡng. Với các món Âu, Á sẽ hấp dẫn bạn ngay từ khi bước chân vào nhà hàng. Địa chỉ nhà hàng tại số 76 Lê Lai, phường Bến Thành, quận 1, HCM

+ Food Connexion – Pullman Sài Gòn sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm tuyệt vời với ẩm thực theo mùa. Địa chỉ nhà hàng tại 148 Trần Hưng Đạo, quận 1, HCM

+ The Log: Với giá trung bình từ 1.000.000 – 2.000.000/người bạn sẽ được thưởng thức menu ngập tràn hải sản đa dạng. Địa chỉ tại GEM center, Rooftop, 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đa Kao, quận 1, HCM, Việt Nam

+ Pacifica buffet: Địa chỉ tại số 1, Thanh Niên, Ba Đình, Hà Nội với thực đơn với các món thơm ngon từ nhiều quốc gia, hương vị hấp dẫn đốn gục dạ dày bạn. Giá vé từ 1.000.000 – 1.650.000 một người

+ Oven D’or buffet: Địa chỉ tại K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diệu, Tây Hồ, Hà Nội có mức giá vé từ 500.000 – 2.000.000 một người. Tương xứng với mức tiền này là các món sơn hào hải vị từ nhiều quốc gia, được các đầu bếp nổi tiếng chế biến chắc chắn sẽ khiến bạn ưng ý

2. Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Cũng như các loại hình tiệc buffet khác, buffet dành cho dịp hội nghị, hội thảo, cũng được tổ chức tại các khoảng thời điểm sáng – trưa – chiều/tối. Tuy nhiên thông thường sẽ đa phần là buổi tối hoặc trưa, lý do vì buổi hội thảo thường bắt đầu là buổi sáng thì trước đó sẽ là các công tác chuẩn bị cho nó, không nên đặt tiệc sáng vì mọi người sẽ rất vội vàng. Thời điểm vàng chính là khi hội thảo đã kết thúc sau đó, ví dụ với hội thảo 1 ngày thì tiệc diễn ra buổi tối sẽ hợp lý nhất. Chọn thời điểm thuận lợi cho khách mời còn giúp bạn đạt được sự chính xác trong việc dự đoán số lượng người hơn.

3. Lên danh sách khách mời dự tiệc

Trong một buổi hội thảo hoặc hội nghị, thì số lượng khách mời cho tiệc cũng sẽ bằng hoặc gần bằng với số lượng người tham gia buổi họp đó. Chính vì vậy bạn có thể xin lại danh sách từ ban tổ chức hội thảo để nắm rõ hơn. Chỉ khi bạn ước lượng gần đúng số lượng người tham gia, bạn mới có thể cân đối được số thực phẩm mua về nếu tự nấu tiệc; hoặc trao đổi chính xác với nhà hàng về suất ăn nếu đặt tiệc tại đó.

4. Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc buffet hội thảo

Chi phí dành cho bữa tiệc buffet cần được tính toán rõ ngay từ đầu, vì không chỉ cần chi cho món ăn, còn nước uống, các dịch vụ khác, hay thậm chí là quà tặng, là thuê MC,….Vì vậy hãy thật chi tiết khi tính toán chi phí. Đơn giản nhất là bạn có thể dựa vào 2 tiêu chí để đánh giá chi phí là:

– Số lượng người tham gia bữa tiệc: Chi phí này sẽ dễ dàng đoán khi bạn đặt tiệc tại nhà hàng, tính số tiền của mỗi suất ăn và nhân lên. Và sẽ là tính chất ước lượng khi bạn tự tổ chức tiệc tại công ty, địa điểm tổ chức hội thảo đó.

– Số chi phí được cấp ban đầu: Bạn sẽ được ứng trước một khoản chi phí nhất định để chuẩn bị cho bữa tiệc buffet này, vì vậy bạn hoàn toàn có thể tính toán các hạng mục chi cụ thể trong đó sẽ bao gồm thực phẩm, nước uống, trang trí, nhân viên phục vụ, các món đồ dụng cụ và thiết bị buffet sẽ thuê,…

5. Lên kịch bản tổ chức tiệc buffet cho hội nghị, hội thảo

Tùy vào tính chất của buổi hội nghị, hội thảo đó là tổng kết năm, hay một cuộc họp thường niên, mà chúng ta sẽ có các kịch bản chương trình không giống nhau. Kịch bản giúp mọi lịch trình diễn ra trong bữa tiệc buffet được đảm bảo đúng và đủ thời gian, tránh tình trạng bị cháy chương trình, hoặc các vị khách bỏ về sớm. Hãy thông báo về lịch trình của buổi tiệc ngay từ ban đầu để mọi người có thể không bỏ lỡ các phần khác nhau. Thông thường kịch bản sẽ bao gồm:

– Phần tuyên bố lý do của bữa tiệc: Đây là lúc các lãnh đạo, quản lý đứng ra để tuyên bố về sự kiện, sự việc để có buổi tiệc ngày hôm nay

– Tổ chức trò chơi, bốc thăm trúng thưởng: Cho dù là hội thảo quy mô trong hay ngoài công ty, tổ chức thì bạn cũng có thể sử dụng phần này trong kịch bản, như một nhân tố kích thích sự vui vẻ trong bữa tiệc và tạo thêm sự hào hứng. Ở các doanh nghiệp, phần này còn là cơ hội tốt để họ quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình đến với nhiều người.

– Khen thưởng hoặc tổng kết: Nếu bữa tiệc này như một bữa tổng kết cuối năm, cuối quý của một tổ chức thì sẽ có thêm phần khen thưởng, tổng kết các cá nhân, phòng ban xuất sắc trong năm, quý đó.

Có thể nói rằng kịch bản sẽ linh hoạt theo từng tính chất của buổi hội nghị, hội thảo, các sự cố phát sinh trong buổi tiệc, người quản lý cần có sự điều chỉnh phù hợp. Đừng bao giờ cứng nhắc và máy móc theo phương án ban đầu.

6. Phân công nhiệm vụ trong bữa tiệc hội nghị, hội thảo

Bạn sẽ không bị rơi vào trạng thái bị động khi có sự cố xảy ra khi nhiệm vụ đã được phân công rõ ràng cho những thành viên trong đội tổ chức tiệc. Càng làm rõ vai trò, nhiệm vụ của từng người ngay từ ban đầu, bạn càng có được sự chủ động cao. Cụ thể trong tiệc buffet dành cho hội nghị, hội thảo sẽ có các nhiệm vụ phân cho:

– Quản lý/điều hành/tổ chức: Đây là bộ phận chủ chốt của bữa tiệc, sẽ nắm giữ những phần việc quan trọng, chính vì vậy bạn có thể giao cho những người nhanh nhẹn có kinh nghiệm để đảm bảo mọi việc được trọn vẹn.

Bộ phận này sẽ đảm nhận nhiệm vụ chính là MC, quản trò; lên kế hoạch đón tiếp khách; tính toán kinh phí bữa tiệc; quản lý các món ăn để bổ sung kịp thời,…Thường sẽ do một nhóm người phụ trách, dựa trên nguyên tắc được quy ước ban đầu để đảm bảo không ảnh hưởng tới toàn team.

– Phục vụ bếp: Là những người sẽ phụ cùng với bếp để chuẩn bị cho các món ăn được bày lên, đảm bảo được sự đẹp mắt, hương vị thơm ngon, đúng menu ban đầu. Ngoài ra đây sẽ là bộ phận nhận thông tin từ quản lý về tình trạng các món ăn, để bổ sung kịp thời, đảm bảo thực khách được thưởng thức tiệc trọn vẹn nhất.

– Phục vụ bàn tiệc: lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi là bộ phận chịu trách nhiệm setup bàn tiệc, dụng cụ buffet, các đồ dùng tại bàn tiệc. Bộ phận phục vụ cần nắm rõ cách phục vụ tiệc hội nghị cặn kẽ để có thể hỗ trợ các thực khách trong quá trình họ thưởng thức bữa tiệc.

– Phục vụ trang trí/dọn dẹp, vệ sinh: Bộ phận chịu trách nhiệm sẽ setup không gian bữa tiệc với phụ kiện trang trí, âm thanh, ánh sáng để phù hợp với phong cách đã thống nhất trước đó. Phần này bạn có thể sử dụng đến dịch vụ trang trí để đảm bảo tính chuyên nghiệp, đẹp mắt. Ngoài ra là công tác dọn dẹp, vệ sinh sau bữa tiệc khi quan khách đã thưởng thức xong và tiệc tan, để trả lại sự sạch sẽ cho căn phòng tổ chức tiệc, cũng như bàn giao lại cơ sở vật chất.

Tùy vào từng công việc mà sẽ do một người hoặc một nhóm người cùng đảm nhận để buổi tiệc được diễn ra thành công và tránh tối đa các sự cố. Bên cạnh đó chúng ta cũng cần phải dự tính trước các phát sinh ngoài kế hoạch.

7. Lên kế hoạch dự phòng

Kế hoạch dự phòng được đưa ra nhằm tránh các tình huống rủi ro phát sinh, có phương án để xử lý kịp thời, không làm ảnh hướng tới các thực khách. Một số tình huống điển hình có thể xảy ra khi ăn tiệc buffet hội nghị, hội thảo chính là:

– Sự cố đột ngột như cúp điện, mất nước: Trước đó trong bước chuẩn bị âm thanh, ánh sáng cho bữa tiệc, bạn cần bố trí thêm các thiết bị tích điện, trữ nước để dự phòng trường hợp cúp điện, mất nước.

– Thiếu bàn ghế, dụng cụ: Căn cứ vào số lượng khách mời tham dự tiệc bạn có thể thuê bàn ghế phù hợp, nhưng nhớ rằng hãy dư ra một vài bộ bàn ghế để dự phòng số lượng người phát sinh. Nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho món ăn.

IV. Lưu ý và nguyên tắc khi tổ chức tiệc buffet hội nghị hội thảo

Trước khi bạn bắt tay vào tìm hiểu quy trình phục vụ tiệc buffet hội nghị, hội thảo, chúng ta cần bỏ túi một vài lưu ý nho nhỏ khi tổ chức loại hình tiệc này. Vừa để đảm bảo sự chủ động, kết thúc tốt đẹp và chi phí vừa vặn cho bữa tiệc. Cụ thể hãy ghi nhớ:

– Xác định loại hình tiệc: Mỗi loại hình tiệc hội nghị sẽ có những đặc điểm riêng của nó nên chúng ta cần xác định trước loại hình để có kế hoạch tổ chức chuẩn. Tiệc hội nghị hội thảo sẽ khác với tiệc sinh nhật hội nghị hay tiệc ngọt, tiệc trà teabreak dành cho các sự kiện hội nghị yến tiệc.

– Tính toán kỹ lưỡng về lượng khách mời để có một menu phù hợp: Lượng khách mời quyết định tới menu, lượng chi phí bỏ ra cho bữa tiệc. Chính vì vậy bạn cần tính toán kỹ lưỡng về lượng khách mời này để có được menu phù hợp, không bị thiếu và nếu thừa cũng không bỏ phí quá nhiều thực phẩm.

– Không nên quá tham lam chi tiết trang trí trong không gian tiệc: Hãy nhớ rằng không gian tiệc buffet có sự tham gia của rất nhiều người, cộng thêm việc các món ăn được setup lên thiết bị và dụng cụ buffet vốn đã có sự đồ sộ, hoành tráng của nó. Chính vì vậy đừng quá tham lam chi tiết khi trang trí cho không gian căn phòng diễn ra bữa tiệc. Nếu không bạn sẽ có một căn phòng rối mắt và tạo sự ngột ngạt cho chính những khách mời có mặt tại đó. Chỉ cần tạo một vài điểm nhấn vào quầy thức ăn và sân khấu chính là quá đủ.

– Luôn luôn có phương án dự phòng mọi rủi ro, sự cố: Dự phòng cho mọi vấn đề từ thức ăn tới dụng cụ, các rủi ro trong quá trình phục vụ tiệc để có sự chủ động tối đa trong suốt quá trình diễn ra. Đôi khi một sự cố nhỏ phát sinh cũng có thể làm hỏng toàn bộ bữa tiệc, tâm trạng của khách thưởng thức tiệc.

V. Quy trình tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Để bạn có thể tự tin hơn khi được giao vai trò quản lý của tiệc buffet hội nghị, hội thảo, chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình tổ chức tiệc một cách kỹ lưỡng nhất nhé. Dù bạn chọn việc tổ chức tại địa điểm nhà hàng hay tự vận động trong không gian của hội trường diễn ra hội thảo, thì cũng cần tuân thủ các bước sau:

1. Chuẩn bị trước khi phục vụ tiệc

– Lên menu thực đơn cho tiệc hội nghị: Nếu bạn liên hệ với nhà hàng nhận đặt tiệc buffet hội nghị, menu thực đơn sẽ chính do nhà hàng đảm nhận và chúng ta chỉ phải trả tiền theo suất ăn mỗi người. Tuy nhiên nếu tự mình setup tại công ty diễn ra hội thảo thì bạn cần chú ý tới:

+ Các món trong menu: Sẽ bao gồm đầy đủ món khai vị, món chính, món phụ và tráng miệng. Cùng với đó là các món đồ uống được đưa ra để phục vụ đa dạng đối tượng khách mời.

Các món khai vị có thể là súp hải sản, nộm, salad rau củ, bánh mì; món chính bao gồm tôm, cá, mực, gà, các món từ bò, hải sản các loại khác được chế biến với nhiều hương vị và phương thức; kèm các món ăn phụ như mì, rau hấp, cơm rang, nem,…và tráng miệng với bánh ngọt, hoa quả, các loại chè. Thức uống khá đa dạng cho bạn lựa chọn gồm nước cam, bia, rượu, coca,…Hãy lưu ý mua các thực phẩm này phải rõ nguồn gốc, đảm bảo vệ sinh an toàn để tránh sự cố ngộ độc thức ăn.

+ Trang trí món ăn:  Nếu để ý bạn sẽ thấy các món trong buffet của nhà hàng đều được trang trí cực kỳ bắt mắt, dù chưa thưởng thức nhưng nhìn vào cũng đủ làm thực khách có hứng thú thưởng thức. Dĩ nhiên nếu tự mình nấu và trang trí, sẽ không thể được như các đầu bếp chuyên nghiệp, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm được nhờ vào các phụ kiện, thiết bị buffet và sự sáng tạo của bạn.

+ Tính toán lượng thức ăn: Sẽ không phải là bài toán khó nếu như bữa tiệc được tổ chức tại nhà hàng, vì chúng ta trả tiền theo suất còn thức ăn thì không bao giờ bị thiếu. Còn nếu đổi lại là tự bạn đi chợ và mua thực phẩm, điều bắt buộc bạn phải tính toán, dựa trên lượng người và quy mô của bữa tiệc này. Đông người và thời gian dùng tiệc dài hơi sẽ cần nhiều thực phẩm hơn và ngược lại.

+ Tự nấu buffet tại công ty: Khi tự mình nấu buffet tại hội nghị, hội thảo, bạn sẽ cần mua sắm và chế biến theo menu ban đầu. Bạn có thể cắt cử ra những người nấu ăn giỏi trong tập thể của mình. Hoặc đơn giản hơn là thuê một đội đầu bếp để họ thực hiện. Ngoài ra đừng quên trang bị các dụng cụ, thiết bị buffet phục vụ việc nấu nướng, chế biến món ăn nhé.

+ Sử dụng dịch vụ nhà hàng nhận đặt tiệc buffet hội nghị: Khi sử dụng dịch vụ đặt tiệc hội nghị, ưu điểm của nó là sẽ giúp bạn không phải bắt tay vào nấu nướng, chế biến mà thay vào đó là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của bên dịch vụ. Bạn sẽ chỉ cần ký hợp đồng đặt tiệc hội nghị với giá bàn tiệc hội nghị theo chi phí dự trù. Việc còn lại là giám sát kiểm tra lượng thức ăn cũng như menu đã đúng với kế hoạch ban đầu hay chưa mà thôi.

– Chuẩn bị dụng cụ và thiết bị buffet:

+ Dụng cụ đựng thức ăn

+ Dụng cụ gắp thức ăn

+ Dụng cụ đựng nước uống

+ Dụng cụ trên bàn tiệc của khách

+ Dụng cụ trang trí tiệc buffet

+ Dụng cụ bếp, chế biến nấu nướng

+ Dụng cụ thiết bị khác

Xem đầy đủ các loại dụng cụ buffet cần thiết khi tổ chức tại khách sạn: dụng cụ buffet khách sạn

– Sắp xếp trình bày không gian tiệc buffet: Bữa tiệc sẽ ngon hơn khi bạn sắp xếp và trình bày thật đẹp mắt trong căn phòng đó. Kết hợp được giữa âm thanh, ánh sáng, phụ kiện để tạo nên không gian lung linh, sang trọng và chuyên nghiệp.

+ Trang trí phòng tiệc, không gian sân khấu tiệc hội nghị: Phòng tiệc cần được trang trí theo các phong cách cụ thể như cổ điển, hiện đại hoặc nhẹ nhàng, đơn giản tùy vào chủ đích ban đầu của bạn. Nhưng hãy nhớ nguyên tắc không tham chi tiết, đừng biến căn phòng trở nên quá rối mắt và chật chội với các chi tiết.

+ Vệ sinh phòng tiệc, khu vực tổ chức tiệc: Điều quan trọng nhất phải làm trong công tác chuẩn bị cho bữa tiệc này chính là vệ sinh phòng tiệc, khu vực tổ chức. Vì cho dù món ăn của bạn ngon miệng nhưng không gian kém sạch sẽ cũng sẽ khiến người dự tiệc khó chịu và ái ngại. Từ dụng cụ ăn uống, các vị trí, thiết bị đặt thức ăn cho đến nền nhà, sân khấu đều cần được làm sạch sẽ trước và sau bữa tiệc.

+ Sắp xếp dụng cụ đãi tiệc: Dụng cụ đãi tiệc cần được sắp xếp khoa học, dễ dàng cho thực khách sử dụng. Chúng ta sẽ có các dụng cụ ở bàn tiệc, ở các vị trí lấy đồ ăn để các vị khách có thể nhìn thấy và dùng nó.

+ Bày trí món ăn: Với sự giúp đỡ của các phụ kiện và thiết bị buffet, bạn sẽ có được sự bày trí món ăn cực khoa học và sang trọng, tạo sự tiện nghi tối đa khi thực khách lấy đồ ăn và cũng dễ để họ nhận biết các khu vực của món khai vị – chính – phụ – tráng miệng cũng như nước uống.

+ Âm thanh, ánh sáng: Trên khu vực sân khấu và tại các vị trí để thức ăn, xung quanh căn phòng cần được bố trí ánh sáng phù hợp, đủ cường độ để thuận tiện cho việc di chuyển, quan sát mọi thứ. Cùng với âm thanh du dương, cho bữa tiệc thêm thi vị.

2. Quy trình phục vụ tiệc buffet hội nghị, hội thảo:

Sau khi bạn đã chuẩn bị gọn gàng và đầy đủ các bước trên, chúng ta sẽ tiến hành quy trình phục vụ tiệc buffet hội nghị, hội thảo. Đối với các nhà hàng, việc này sẽ đơn giản hơn vì họ có đội ngũ nhân viên hỗ trợ. Điều này cũng không phải là vấn đề quá lớn nếu bạn tự mình phục vụ, quy trình không hề phức tạp như bạn nghĩ.

– Đón khách: Khách mời sẽ được bộ phận lễ tân đón tiếp tại cửa vào hội trường diễn ra bữa tiệc. Đồng thời họ sẽ được hướng dẫn đến khu vực sẽ được diễn ra tiệc

– Tổ chức game khuấy động không khí trong khi khách đang thưởng thức bữa ăn: Các trò chơi đã được lên kịch bản từ ban đầu, thực khách thưởng thức được một quãng thời gian ngắn ban đầu sẽ là lúc thích hợp để bạn tổ chức những game này nhằm khuấy động không khí bữa tiệc

– Phục vụ khách tại bàn tiệc: Tính chất của tiệc buffet chính là tự phục vụ, tự chọn món. Vì vậy bước phục vụ tại bàn tiệc này cũng khá đơn giản, chủ yếu là nhận những thắc mắc từ thực khách để hướng dẫn họ

– Tiễn khách: Sau khi bữa tiệc kết thúc, quản lý sẽ tiễn khách ra về và cảm ơn họ vì sự có mặt ngày hôm đó cũng như chúc những lời chúc đến quan khách

– Dọn dẹp vệ sinh và kết thúc tiệc: Công tác vệ sinh sau bữa tiệc sẽ được tiến hành nếu như nó được bạn tổ chức tại công ty của mình, thay vì nhà hàng. Nhiệm vụ này được phân công ngay từ ban đầu nên mọi người sẽ chờ tiệc tan và tiến hành dọn dẹp và bàn giao lại các thiết bị, dụng cho bên dịch vụ thuê đồ

Có thể nói rằng một hội nghị, hội thảo quan trọng có thành công hay không không chỉ nằm ở nội dung trong cuộc họp đó mà còn là sự chu đáo của ban tổ chức. Và sự thành công của tiệc buffet là một dẫn chứng rõ ràng. Chính vì vậy hãy bắt đầu bỏ túi cho mình những chia sẻ nhỏ này của chúng tôi. Và đừng quên cập nhật những thông tin mới nhất của chúng tôi, để có thêm kinh nghiệm tổ chức tiệc và theo dõi các mẫu mã thiết bị, dung cụ buffet sang trọng.

Vui lòng để nguồn ThietBiKhachSan.vn khi đăng lại bài viết này