Quy trình tổ chức tiệc ngọt hội nghị, tiệc trà hội thảo

Quy trình tổ chức tiệc ngọt hội nghị, tiệc trà hội thảo

Tiệc ngọt hội nghị, tiệc trà hội thảo là những buổi tiệc phổ biến, tinh tế được sử dụng phổ biến trong các cuộc họp, gặp mặt giao lưu,… Nhờ đó mà các công ty rất ưa chuộng hình thức tiệc này khi tổ chức hội thảo, hội nghị. Cùng tìm hiểu quy trình tổ chức loại hình tiệc này qua bài viết dưới đây nhé.

Tiệc ngọt hội thảo

Tiệc trà từ lâu đã trở nên quá đỗi quen thuộc đối với một bộ phận người dân tại Việt Nam ta. Đây cũng là thói quen hết sức tao nhã của giới trẻ hiện nay. Chỉ với một số loại bánh ngọt, nước uống, trái cây,… sẽ giúp khách mời trong buổi hội thảo được thư giãn, thoải mái trước khi tiếp tục những giây phút căng thẳng.

Tiệc teabreak thường được sử dụng trong các sự kiện quan trọng như khai trương cửa hàng, hội nghị, hội thảo, các buổi trò chuyện của diễn giả,… Thời gian diễn ra tương đối ngắn, chỉ khoảng 30 – 45 phút ở giữa buổi lễ hoặc đầu buổi lễ.

Vì sao cần tổ chức tiệc ngọt hội nghị, tiệc trà hội thảo?

Bất kỳ một buổi hội nghị, hội thảo nào cũng đòi hỏi sự tập trung cao độ. Do vậy, nếu thời gian diễn ra hội nghị quá dài sẽ khiến mọi người cảm thấy mệt mỏi, thiếu sự tập trung dẫn đến không đạt hiệu quả cao.

Chính vì thế, tiệc trà hội nghị sẽ giúp khách mời có những giây phút thư giãn, phát huy tối đa hiệu quả cho buổi họp. Cụ thể những lợi ích mà buổi tiệc này mang lại như sau:

  • Giúp các thành viên tham gia hội thảo có thời gian giải lao, nạp năng lượng cho cơ thể để tiếp tục buổi họp.
  • Đây cũng là khoảng thời gian để các thành viên ổn định tinh thần để tiếp tục cho những phần họp quan trọng sau buổi tiệc.
  • Tiệc ngọt hội nghị là dịp để các khách mời trong buổi hội thảo giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm với nhau. Từ đó có hướng hợp tác với nhau một cách tốt nhất trong công việc.
  • Đây còn là khoảng thời gian để bộ phận thư ký tổng hợp lại những thông tin đã diễn ra trong lần họp đầu.
  • Một buổi tiệc chiêu đãi nhẹ nhàng sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp, sang trọng của đơn vị tổ chức cũng như thể hiện sự tôn trọng đến những đối tác có trong buổi hội thảo.

Tiệc trà teabreak hội nghị cao cấ

Quy trình tổ chức tiệc ngọt hội thảo

Mặc dù tiệc ngọt hội nghị chỉ là một phần nhỏ trong sự kiện, thời gian diễn ra ngắn. Thế nhưng để tổ chức tiệc teabreak cho hội thảo, hội nghị được chỉn chu, sang trọng không phải là điều đơn giản. Muốn làm được điều này, bạn cần tham khảo quy trình tổ chức tiệc trà hội thảo dưới đây:

1. Xác định ngân sách để tổ chức tiệc

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trước khi tiến hành tổ chức tiệc ngọt hội thảo. Tùy vào nhu cầu, số lượng khách mời tham gia hội thảo, concept sự kiện,… mà đưa ra chi phí dự kiến sao cho phù hợp. Từ đó lựa chọn loại hình tiệc ngọt đảm bảo về chi phí, tránh phát sinh ảnh hưởng đến ngân sách công ty.

2. Lựa chọn thực đơn buổi tiệc

Sau khi đã dự đoán được chi phí tổ chức tiệc, cần tiến hành lên menu sao cho phù hợp. Để làm được điều này, hãy nhờ đơn vị cung cấp tư vấn những món ăn phù hợp, xây dựng nên thực đơn món ăn đáp ứng về nhu cầu kinh phí, số lượng khách mời. Đây là điều quan trọng trong việc cân đối chi phí, ngân sách của mỗi doanh nghiệp. Giúp tiết kiệm thời gian cho việc lựa chọn món ăn một cách nhanh chóng.

Thực đơn tiệc teabreak đơn giản

3. Thống nhất menu, thời gian và địa điểm

Sau khi đã lựa chọn được món ăn, hãy tiến hành thống nhất và chốt menu, thời gian, địa điểm và giá thành đối với đơn vị cung cấp. Đối với hình thức đặt tiệc ngọt hội nghị trọn gói, các tư vấn viên sẽ chốt ngày giờ cung cấp và phục vụ cho buổi tiệc đến cho người đặt tiệc nắm thông tin. Từ đó sẽ giúp cho buổi tiệc teabreak được diễn ra đúng yêu cầu và kế hoạch đã đặt ra.

Bên cạnh đó, một số công ty tổ chức sự kiện còn yêu cầu bạn đặt một khoản tiền cọc để chốt đơn. Đây chính là nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ công ty sự kiện nào cũng cần làm để đảm bảo quyền lợi cho hai bên.

4. Setup tiệc ngọt hội nghị theo giờ đã đặt

Đến khung giờ mà khách hàng yêu cầu, công ty sự kiện sẽ tiến hành setup đầy đủ món theo đúng yêu cầu của khách hàng. Trong khâu này cần phải tiến hành nhanh chóng, đảm bảo thời gian giải lao của hội nghị phải xong xuôi, cam kết đúng giờ như đã định. Đặc biệt là cần phải đảm bảo thẩm mỹ, khoa học, an toàn vệ sinh như đã thỏa thuận.

5. Chăm sóc khách hàng

Sau khi buổi tiệc ngọt hội nghị đã kết thúc, công ty sự kiện tiến hành dọn dẹp vệ sinh và trả lại đúng không gian ban đầu cho doanh nghiệp. Sau đó, tiếp nhận những ý kiến từ phía khách hàng, thanh toán nốt số tiền còn lại trong hợp đồng. Nếu có chương trình ưu đãi, khuyến mãi nào khác sẽ áp dụng đối với khách hàng.

Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức tiệc ngọt hội nghị, tiệc trà hội thảo mà thietbikhachsan chia sẻ đến các bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được tư vấn hãy liên lạc theo hotline để được nhân viên giải đáp.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn thật nhiều thành công và sức khỏe!

Vui lòng để nguồn ThietBiKhachSan.vn khi đăng lại bài viết này!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *